KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKAMIZ

EMAY METAL KALIP MAKİNE MÜHENDİSLİK ASANSÖR SAN. TİC. LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI’NIN NİTELİĞİ VE AMACI

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve  Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Emay Metal Kalıp Makine Mühendislik Asansör San. Tic. Limited Şirketi (“Şirket” olarak anılacaktır) tarafından hazırlanmıştır.

POLİTİKAMIZDA GEÇEN HUKUKİ VE TEKNİK TERİMLERİN TANIMLARI

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen, veri sorumlusunun organizasyonu dışındaki gerçek veya tüzel kişiler

İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha: Kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Kişisel Verilerin İşlenmesi  : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme veya yok etme

Veri Sahibi/ İlgili Kişi :  Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

 

 

İLKELER

Şirket tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

•  Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’a ve ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
• Kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi ilgili yapılan tüm işlemler Şirket tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanmaktadır.
• Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri resen silme veya yok etme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
• Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Şirket tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte ya da yok edilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde; iletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevaplandırılmaktadır, talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Şirket  tarafından;

Elektronik olan: Yazılımlar (ofis yazılımları, VERBİS. vs.), bilgi güvenliği cihazları (antivirüs vb. ) şirket bilgisayarları (masaüstü, dizüstü), şirket telefonları , optik diskler (CD, DVD vb.) çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart ) vb.

Elektronik olmayan: kağıt, yazılı, basılı, görsel ortamlar vb.

ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası için Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
• Kişisel verilerin Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

 

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından resen yahut talep üzerine silinir ya da yok edilir:

• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası sebebiyle gerekli olması hali,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
• İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

• Mevzuatlarda söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise söz konusu süre Hukuk ve Ceza zaman zamanaşımları ile yüksek mahkeme içtihatları birlikte değerlendirilerek tayin olunur. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında aşağıdaki madde kapsamında işlem yapılır.
• Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;

Kişisel veriler, Kanun’un 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Şirket nezdindeki önem derecesine göre belirlenir. Verinin saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu sorgulanır. Saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir ya da yok edilir.

Verinin saklanmasının Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir yada  yok edilir .

Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politikanın ekinde yer alan imha süreleri çerçevesinde, 180 günlük periyotlarla işbu Politikada yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Kişisel verilerin imha edilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.

 

 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN USULLER, TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimizin istihdam kapsamında yerine getirmesi gereken yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi için veri işlemenin zorunlu olması, müşteri hizmetleri, tüketici hakları ve diğer imkânlardan istifade edebilmeniz ve/veya bunlarla ilgili ticari mali hukuki sorumluluk ve yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, Şirketimizin güvenliğinin sağlanması veya Şirketimizin meşru amaçları için kişisel verilerinizin işlenmesine gerek olması halinde toplanılacak olan kişisel veriler sisteme işlenmektedir. Buna ek olarak dijital kopya şeklinde saklanan tüm veriler Şirket’in merkezinde ki sunucusuna kaydedilmektedir. Fiziki olarak tutulan kayıtlar Şirketin özel girişli arşivinde saklanmaktadır.
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla Kanun’un 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, Şirket tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

İdari Tedbirler:

Şirket idari tedbirler kapsamında;

• Çalışanların Niteliği Ve Teknik Bilgi/Becerisinin Geliştirilmesi, Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı İşlenmesinin Önlenmesi ve Kişisel Verilerin Muhafazasını sağlanır,
• İletişim Teknikleri Ve İlgili Mevzuatlar Hakkında Eğitim Verilmekte; Çalışanlara Gizlilik Sözleşmeleri İmzalatılmakta; Güvenlik Politika Ve Prosedürlerine Uymayan Çalışanlara Uygulanacak Disiplin Prosedürü Uygulanmakta, İlgili Kişilerin Aydınlatma Yükümlülüğü Yerine Getirilmekte, Kurum İçi Periyodik Ve Rastgele Denetimler Yapılmakta Ve Çalışanlara Yönelik Bilgi Güvenliği Eğitimleri Verilmekte olup,
• Kişisel verilerin bulunduğu ortama göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmasını sağlar ve bu ortamlara yetkisiz giriş çıkışları engeller.
• 180 günde bir şirket bünyesinde veri imha toplantısı gerçekleştirilir ve saklama süresi dolmuş veriler imha edilir.

Teknik Tedbirler:

Şirket teknik tedbirler kapsamında;

• Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemleri almakta, hukuka aykırı işlemeyi önlemeye yönelik riskleri belirlemekte, bu risklere uygun teknik tedbirler alınmakta,
• Erişim yetki ve rol dağılımları için prosedürler oluşturulmakta ve uygulanmakta ,yetki matrisi uygulanmakta ,
• Saklama ve imha politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta ve uygulanmakta , hukuka aykırı işleme tespiti halinde ilgili kişiye ve kurula bildirmek için tedbirler alınmakta, güvenlik açıkları tespit edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte, bilgi sitemleri güncel halde tutulmakta ,kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmakta ve güvenli kayıt tutma sistemleri kullanılmakta ,kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan yedekleme programları kullanılmakta, fiziki kayıtlar arşivlenerek gerekli güvenlik önlemleri altında saklanmaktadır.
• 180 günde bir şirket bünyesinde gerçekleştirilen veri imha toplantısında fiziki materyallerde bulunan veriler kağıt öğütme makinası gibi cihazlarla; dijital veriler ise sistemlerden yeterli  yazılımlarla geri dönüştürülemeyecek şekilde imha edilirler.

 

Politikanın Yürürlüğe Sokulması, İhlal Durumları ve Yaptırımlar

• İşbu Politika tüm çalışanlara duyurularak yürürlüğe girecek ve yürürlüğü itibariyle tüm iş birimleri için bağlayıcı olacaktır.
• Çalışanların politikanın gereklerini yerine getirip getirmediğinin takibi ilgili çalışanların amirlerinin sorumluluğunda olacaktır. Politikaya aykırı davranış tespit edildiğinde konu derhal ilgili çalışanın amiri tarafından bağlı bulunan bir üst amire bildirilecektir.
• İhlalden haberdar olan üst amir söz konusu ihlali derhal ilgili kişi ve Kişisel Verileri Koruma Kuruluna bildirilecektir. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.
• Politikaya aykırı davranan çalışan hakkında, İlgili Birim tarafından yapılacak değerlendirme sonrasında gerekli idari işlem yapılacaktır.

VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNİN YÜRÜTÜLMESİNDEN SORUMLU KİŞİ/BİRİM/GÖREV TANIMI

Şirket  bünyesinde, verbis sistemine atanan irtibat kişisi,  kişisel verilerin işlenme ,saklama ve imha süreçlerinin yönetiminde, periyodik imha toplantıların düzenlenmesinde, kişisel verilere ilişkin başvurulara cevap verme konularında yetkili olup, bu süreçlerin yönetilmesi için harcama yapma yetkisine sahiptir. İrtibat kişisi atanırken, kişisel verilerin şirketimizde en yoğun işlendiği muhasebe biriminden  bir iş arkadaşımız tercih edilmiştir.

PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Şirketimizde 180 günde bir veri imha toplantısı gerçekleştirilmektedir. İlgili toplantıda Şirket bünyesinde işlenen veriler kontrol edilir ve Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olduğu kişisel veriler resen silinir veya yok edilir. Bu toplantıya dair bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere üç yıl süreyle saklanır.

POLİTİKANIN GÜNCELLENME PERİYODU:

İş bu Politika, yılda en az bir kez  ve ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir; gerekli olan bölümler güncellenir

EK-1 KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİNİ GÖSTEREN TABLO

Kişisel veriler politikanın 4. maddesinde belirtilen hususlar dikkate alınarak aşağıdaki tabloda belirtilen süreler boyunca saklanarak, süre sonunda ise yok edilecektir:

Veri Kategorisi	Saklama Süresi	İmha Süresi
KİMLİK VERİLERİ	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İLETİŞİM VERİLERİ	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
ÖZLÜK VERİLERİ	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
HUKUKİ İŞLEM VERİLERİ	Hukuki işleme konu olan durumun yargı mercileri önünde kesinleşmesini müteakip 5 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
MÜŞTERİ İŞLEM VERİLERİ	Ticaretin bitmesine müteakip 2 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
FİZİKSEL MEKAN GÜVENLİĞİ	İlgili verinin işlenmesine müteakip 2 ay	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İŞLEM GÜVENLİĞİ	İşlemin gerçekleşmesine müteakip 2 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
FİNANS	İşlemin gerçekleşmesine müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
MESLEKİ DENEYİM	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
GÖRSEL VE İŞİTSEL KAYITLAR	İlgili verinin işlenmesine müteakip 2 ay	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
SAĞLIK BİLGİLERİ	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

 

Şirket’in ilgili kişisel veriyi kullanma amacı sona ermedi ise, ilgili mevzuat gereği ilgili kişisel veri için öngörülen saklama süresi tabloda yer alan sürelerden fazla ise veya ilgili konuya ilişkin dava zamanaşımı süresi kişisel yerinin tabloda yer alan sürelerden fazla saklanmasını gerektiriyorsa, yukarıdaki tabloda yer alan süreler uygulanmayabilecektir. Bu halde kullanım amacı, özel mevzuat veya dava zamanaşımı süresinden hangisi daha sonra sona eriyor ise, o süre uygulama alanı bulacaktır.

KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİNİN BAŞVURU YÖNTEMİ :

6698 sayılı Kanun'un 11. maddesinde sayılan haklarınızı kullanmak amacıyla, kimlik bilgileriniz ve kullanmak istediğiniz hakkınızı belirten talebinizin “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre Emay Metal Kalıp Makine Mühendislik Asansör San. Tic. Limited Şirketi ‘nin, Hasanağa Organize Sanayi Bölgesi, Hosab Cadde, No: 33 Nilüfer / BURSA adresine yazılı  olarak  yapılması halinde 6698 sayılı Kanun'un 13/ (2) fıkrası uyarınca; başvuruda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.